Planiranje eventa može biti izazovno – pogotovo kada nije samo nešto što radite za prijatelje ili obitelj, nego kada je to dio vašeg posla.
U ovom blogu ćemo proći najbitnije korake prilikom organizacije poslovnih događaja.
1. Definirajte svrhu i koncept eventa
2. Postavite realne budgete
3. Pravovremeno pronađite pravi prostor
4. Počnite na vrijeme sa traženjem catering dobavljača
Definirajte svrhu i koncept catering event-a
Prije nego što organizirate event, morate znati zašto, zar ne? Zato okupite svoj tim ili sami prvo definirajte svrhu vašeg eventa. Kada odlučite zašto organizirate event, počnite razmišljati o jedinstvenim idejama poput specijalnih efekata, personaliziranih poklona ili lokalno inspirirane hrane i pića koja može dodatno obogatiti iskustvo vaših gostiju.
Kako biste uštedjeli vrijeme, započnite tako da si postavite sljedeća pitanja:
Zašto organizirate ovaj događaj?
Što želite postići?
Što predstavlja vaš brend?
Koji je profil vaše ciljane publike?
Koje su vrijednosti i osobine koje želite da događaj odražava (npr. inovativnost, elegancija, opuštenost)?
Odgovori na ova pitanja pomoći će vam jasno definirati svrhu, ciljeve i koncept vašeg događaja te osigurati da vaše planiranje bude usmjereno i fokusirano na postizanje željenih rezultata.
Postavite realne budžete
Budžetni plan je detaljan financijski prikaz svih troškova potrebnih za organizaciju eventa.
Raspon budžeta svakako ima značajan utjecaj na cjelokupnu organizaciju i provedbu.
Evo par ključnih savjeta prilikom planiranja
Detaljno istražite i dokumentirajte troškove svih resursa i elemenata eventa (bend, cijena lokacije, catering, pokloni, dodatna oprema, marketing i promocija, osiguranje itd.)
Identificirajte najvažnije aspekte eventa na koji želite usmjeriti veći dio budžeta
Ostavite nešto prostora za neplanirane troškove
Razvrstajte troškove na fiksne i varijabilne
Fiksni troškovi su oni koji se ne mijenjaju bez obzira na veličinu događaja, dok su varijabilni troškovi izravno proporcionalni veličini događaja.
Izvor: https://www.eventx.io/
Pokloni za goste su primjer varijabilnih troškova jer se mijenjaju ovisno o broju sudionika. Organiziranje poklona za goste pruža izvanrednu priliku za dodatnu osobnu notu i poseban dodir ekskluzivnosti događaju.
Osim toga, pružaju priliku za promociju brenda putem personaliziranih predmeta ili suvenira.
Za lakše budžetiranje catering troškova pročitajte blog o tome kako se kreću cijene cateringa u Zagrebu.
Da eventi često ne idu po planu je poznata stvar. Iz tog razloga ostavite si dovoljno "buffera" kako biste bili spremni za neočekivane situacije ili izvanredne troškove koji se mogu pojaviti tijekom organizacije događaja.
Pravovremeno pronađite pravi prostor
Kada tražite prostor za organizaciju eventa, važno je razmisliti o nekoliko ključnih faktora.
Prvo, zapišite sve što vam je potrebno za event. Razmislite o broju sudionika, vrsti aktivnosti koje planirate, tehničkim zahtjevima (ako su potrebni), i bilo kakvim posebnim zahtjevima poput interaktivnog cateringa ili dekoracije.
Nakon što ste razumjeli svoje potrebe, istražite različite lokacije - hotele, konferencijske sale, restorane ili nekonvencionale prostore poput muzeja ili otvorenih prostora te ih detaljno proučite:
Raspoloživost
Maksimalan kapacitet
Mogućnost pružanja dodatnih usluga
Mogućnost prilagodbe vašim zahtjevima
Izvor: Lobby Food&Mood
Drugo, budite svjesni svojeg proračuna i ograničenja. Postavite jasan proračun za najam prostora i sve dodatne usluge kako biste znali koliko možete potrošiti.
Važno je rezervirati prostor što je prije moguće ako je riječ o popularnoj lokaciji ili ako imate određene datume događaja.
Na kraju, posjetite potencijalne lokacije osobno kako biste dobili bolji osjećaj za prostor, razgovarali s osobljem i procijenili atmosferu.
Provjerite gdje firme iz drugih industrija organiziraju evente kako biste suzili opcije. Lokacije njihovih evenata često možete pronaći na njihovih društvenim profilima.
Pravovremeno pronalaženje prostora učinit će ostatak procesa planiranja cateringa puno lakšim.
Počnite na vrijeme sa traženjem dobavljača
Profesionalan catering tim ne samo da osigurava ukusnu i kvalitetnu hranu, već i pruža besprijekornu uslugu koja doprinosi pozitivnoj atmosferi i zadovoljstvu gostiju.
Kako biste prepoznali takvog dobavljača, obratite pažnju na nekoliko ključnih aspekata.
Prvo, provjerite njihovo iskustvo i reputaciju - istražite recenzije i preporuke drugih klijenata kako biste dobili uvid u kvalitetu njihove usluge.
Izvor: Lobby Food&Mood
Zatim razgovarajte s potencijalnim dobavljačima o njihovim mogućnostima prilagodbe menija prema vašim željama i potrebama. Konačno, obratite pažnju na njihovu komunikaciju i pristupačnost - suradnja s catering timom trebala bi biti jednostavna i ugodna, s jasnim i transparentnim komunikacijskim kanalima (telefon i e-mail).
Pažljivim odabirom profesionalnog catering tima osigurat ćete da hrana i usluga budu vrhunske kvalitete, doprinoseći uspjehu i nezaboravnom iskustvu vašeg događaja.
Ako ste u potrazi za cateringom u našem prostoru ili na drugoj željenoj lokaciji, javite nam se i rado ćemo vam pripremiti personaliziranu ponudu.
Comments